Binnenmarkt & Wettbewerb

E-Rechnung: Vereinfachung hinsichtlich Signatur und Archivierung

Ab 1. Jänner 2013 kommt es auch in Österreich zu einer Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung: Spätestens zu diesem Termin müssen laut einer EU-Richtlinie elektronische und Papierrechnung rechtlich gleichgestellt sein.

06.12.2012 | von Redaktion EU-Infothek

E-Rechnung: Vereinfachung hinsichtlich Signatur und Archivierung
Bild: Rainer Sturm/ PIXELIO/©www.pixelio.de

Die entsprechende Regierungsvorlage wurde bereits von Nationalrat und Bundesrat beschlossen und wird in Kürze veröffentlicht. Die komplexen Anforderungen an E-Rechnungen hinsichtlich Signatur und Archivierung stellten bisher vor allem kleine und mittlere Unternehmen vor große Herausforderungen. "Die künftigen Vereinfachungen sollen auch die weitere rasche Verbreitung der elektronischen Rechnung in Österreich ermöglichen. Daher begrüßen wir die Gleichstellung der E-Rechnung mit der Papierrechnung. Damit wird auch eine langjährige Forderung der WKÖ endlich Realität", so Herwig Höllinger, stellvertretender Generalsekretär der Wirtschaftskammer Österreich.

Immerhin rund drei Viertel der österreichischen Unternehmen haben bereits Rechnungen in elektronischer Form erhalten, fast immer aber im grafischen PDF-Format, das nicht automatisch weiterverarbeitet werden kann. Nur ein Drittel der Unternehmen erstellt jedoch aktiv selbst elektronische Rechnungen. Die Verbreitung der E-Rechnung ist dabei zuletzt angestiegen: So hat sich der Anteil der E-Rechnungen an der Zahl herkömmlicher Papierrechnungen verdoppelt und liegt nunmehr bei rund 20 Prozent. Auch die elektronische Archivierung in Archivsystemen hat gegenüber der reinen Archivierung auf Festplatten zugenommen, was erfreulicherweise vom Sicherheitsbewusstsein der österreichischen Unternehmen zeugt, führte Höllinger aus.

Der Bund hat schon begonnen, dieses Nutzen-Potenzial aufzugreifen. Ab dem nächsten Jahr wird die Rechnungsstellung von strukturierten E-Rechnungen an den Bund möglich sein, ab dem Jahr 2014 wird sie aufgrund des IKT-Konsolidierungsgesetzes sogar verpflichtend für die knapp 60.000 österreichischen Unternehmen, die als Lieferanten des Bundes tätig sind.

"Bisher durften Unternehmen Rechnungen auf elektronischem Weg nur unter Anwendung einer elektronischen Signatur im Sinne des Signaturgesetzes oder im Wege des so genannten Elektronischen Datenaustausch-Verfahrens (EDI) übermitteln", erläuterte Stefan Melhardt, Leiter der Abteilung Umsatzsteuer im Finanzministerium und verantwortlich für die Entstehung der Gesetzesvorlage, beim Kongress in der WKÖ: "Ab 2013 können Unternehmerinnen und Unternehmer elektronische Rechnungen auf jede Art und Weise und in jedem Format übermitteln, wenn der Empfänger der Rechnung zustimmt. Voraussetzung ist, dass der Unternehmer ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren hat. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass der Unternehmer innerbetrieblich zu überprüfen hat, ob der Zahlungsanspruch zu Recht besteht. Dies kann zum Beispiel durch Vergleich des Lieferscheins mit der Rechnung bzw. Bestellung erfolgen. Die anderen Übermittlungswege - Papier, mittels Signatur im Sinne des Signaturgesetzes oder mittels EDI-Verfahren - sind weiterhin möglich."

Auf der Homepage der WKO stehen zwei Onlineberatungs-Systeme zur Verfügung, die bereits an die neue Rechtslage angepasst wurden.